De uitdagingen van het Universitair Ziekenhuis Gent

Niet beschikbare kluisjes
‍Medewerkers lieten de kluisjes na het beëindigen van de diensten dicht, waardoor het management niet zeker wist welke ruimtes vrij waren.

Geen zichtbaarheid van het management
‍Zonder een digitaal systeem was er geen centraal overzicht van de beschikbaarheid van kluisjes of gebruikspatronen.

Verouderd hangslotsysteem
‍Traditionele kluisjes met sleutels en hangsloten waren inefficiënt en veroorzaakten onnodig administratief werk.

Coördinatie van het project
‍Om een nieuw lockersysteem op verschillende verdiepingen uit te rollen, was een nauwe samenwerking tussen IT, faciliteiten en externe partners vereist.

Een slimmere oplossing

Ontdekking
‍Via een openbare aanbesteding heeft het ziekenhuis vastgesteld dat de kleedkamers moeten worden gedigitaliseerd en heeft het voorstellen gedaan voor een veilig, geïntegreerd lockersysteem.

Oplossing en aanbeveling
‍Keynius raadde slimme kluisjes aan die worden bestuurd via terminals en RFID-lezers, volledig geïntegreerd met het gebruikerstoegangsbeheer van het ziekenhuis en Azure Active Directory.

Aanpassing en samenwerking
‍Een lokale Belgische implementatiemanager coördineerde wekelijkse vergaderingen met de IT- en facilitaire teams van ziekenhuizen. Binnen twee maanden werden meer dan 1.000 lockerdeuren geïnstalleerd en aangesloten op de systemen van het ziekenhuis.

Waarom Keynius
‍Keynius en partner, Olssen, won de aanbesteding dankzij een sterke balans tussen technologie, prijs en kwaliteit en stond daarmee op de eerste plaats van de concurrenten.

De resultaten: verbeterde zichtbaarheid en tevredenheid van het personeel

Met digitale kluisjes volgt het ziekenhuis nu de beschikbaarheid van kluisjes in realtime, voorkomt het verwarring over welke kluisjes gratis zijn en geeft het personeel snelle, veilige toegang met hun identiteitskaarten.

• Realtime overzicht van de bezetting van kluisjes via het Keynius-platform.
• Geventileerde stalen kluisjes verbeteren de hygiëne en de tevredenheid van het personeel
• RFID-toegangskaarten geven het personeel een vast kluisje, waardoor het sleutelbeheer wordt beëindigd
• Integratie met Azure AD zorgt voor veilig, gecentraliseerd beheer van gebruikerstoegang.

Conclusie

Door kluisjes met hangsloten te vervangen door Smart Lock-systemen, transformeerde het Universitair Ziekenhuis Gent zijn kleedkamers. Meer dan 500 geventileerde stalen kluisjes bedienen nu meer dan 6000 werknemers, waardoor het management realtime inzicht heeft en de hygiëne wordt verbeterd. Medewerkers gebruiken hun bestaande identiteitskaart om toegang te krijgen tot persoonlijke kluisjes, waardoor het risico op verloren sleutels wordt verkleind en administratieve tijd wordt bespaard.

Naarmate de renovaties op de verdiepingen van het ziekenhuis worden voortgezet, zal de digitale lockeroplossing worden uitgebreid, wat de toewijding aan moderne infrastructuur en verbeterd welzijn van het personeel onderstreept.